Så hanterar vi dina uppgifter

Här står vad vi sparar om dig när du anmäler dig till en utbildning, övning eller ett arbetspass, varför vi gör det och hur länge.

Vem ansvarar. Din arbetsgivare är personuppgiftsansvarig. Portalen drivs av en leverantör som är personuppgiftsbiträde och bara får behandla uppgifter enligt arbetsgivarens instruktioner.

Det här sparar vi när du anmäler dig

• Förnamn och efternamn
• E-postadress
• Vilken station du tillhör
• Telefonnummer, om du fyller i det
• Ett meddelande till ansvarig, om du skriver ett
• Vilken aktivitet du anmält dig till, när du anmälde dig och om du deltog
• En intern anteckning som ansvarig eller en planerare kan skriva om din anmälan. Den visas aldrig för dig i portalen, men du har rätt att få veta vad som står i den.

Vi frågar aldrig efter personnummer och aldrig efter hälsouppgifter. Skriv inte känsliga uppgifter i meddelandefältet – ring ansvarig i stället.

Länk till Mina anmälningar. Beställer du en sådan sparas din e-postadress tillsammans med länkens giltighetstid. Själva koden i länken sparas aldrig, bara ett kontrollvärde som inte går att räkna tillbaka. Länken gäller i trettio minuter och kan bara användas en gång. Raden tas bort vid den dagliga städningen ett dygn efter att länken gått ut.

Det här sparar vi om alla som använder portalen. Din IP-adress är en personuppgift, och portalen sparar den på fyra ställen:

• I spärren som stoppar den som gör många försök på kort tid. Den används när du skriver in åtkomstkoden, när du anmäler dig och när du beställer en länk till Mina anmälningar eller ett nytt kvitto. Spärren räknar i femton minuter. I de två sista fallen sparas din e-postadress tillsammans med IP-adressen, eftersom spärren räknar per adress. Rader som är äldre än ett dygn tas bort vid den dagliga städningen.
• Om du loggar in i adminläget: IP-adress och webbläsare sparas tillsammans med inloggningen och raderas när den går ut, senast vid nästa dagliga städning.
• I granskningsloggen, när en administratör loggar in. IP-adressen tas bort vid gallringen, tillsammans med övriga uppgifter som pekar ut personer.
• I driftloggen, om en inloggning misslyckas. Driftloggen ligger hos den leverantör som kör portalen och sparas kort tid.

I driftloggen skrivs aldrig namn eller hela e-postadresser, och adresser till sidor som bär en kod loggas utan koden.

Varför. För att kunna ge dig en plats, kontakta dig om något ändras, och för att ansvarig ska veta vilka som kommer. Den rättsliga grunden är att behandlingen är nödvändig för en uppgift av allmänt intresse och för arbetsgivarens personalplanering. IP-adresserna sparas för att portalen ska tåla missbruk och för att inloggningar i adminläget ska gå att spåra.

Vem ser uppgifterna. Ansvarig för den aktivitet du anmält dig till, och arbetsgivarens planerare. Ingen annan. Deltagarlistor lämnar inte organisationen.

Hur länge. Uppgifterna raderas automatiskt en tid efter att aktiviteten genomförts – hur lång tid står i portalens inställningar och är normalt tolv månader. Efter det finns bara avidentifierad statistik kvar: att någon från en viss station deltog, inte vem.

Var uppgifterna finns. I en databas inom EU. Utskick av e-post sker via en leverantör som kan lagra loggar utanför EU; vilken leverantör som används och vad det innebär framgår av arbetsgivarens förteckning över underbiträden.

Dina rättigheter. Du har rätt att få veta vad som finns sparat om dig, att få felaktiga uppgifter rättade, och i vissa fall att få uppgifter raderade. Du ser dina egna anmälningar under Mina anmälningar. Vill du använda någon av rättigheterna, kontakta dataskyddsombudet nedan. Du har också rätt att klaga till Integritetsskyddsmyndigheten.

Dataskyddsombud. [Fyll i namn, e-postadress och telefonnummer till arbetsgivarens dataskyddsombud.] Kontaktuppgifterna ska stå här innan portalen tas i bruk.

Kakor. Portalen använder bara nödvändiga kakor. Ingen spårning, ingen statistik om ditt beteende, inga kakor från någon annan. Fyra kakor kan sättas:

• staff – kommer ihåg att du skrivit in åtkomstkoden. 90 dagar.
• device – kommer ihåg vilka anmälningar som gjorts på den här enheten och vilken e-postadress du senast använde, så att du ser "Du är anmäld" och slipper skriva din adress igen. Kakan är signerad och kan inte läsas av skript i webbläsaren. 90 dagar.
• mina – kommer ihåg dig i Mina anmälningar efter att du använt en länk vi mejlat. 7 dagar, och du kan ta bort den själv med Logga ut från Mina anmälningar.
• admin – administratörens inloggning. Sätts bara i adminläget och gäller tolv timmar i taget.

Skyddet mot förfalskade formulär ligger i ett dolt fält i formulären, inte i en kaka.

Sparat i din webbläsare. När du anmäler dig sparas ditt förnamn, ditt efternamn, din station och ditt telefonnummer lokalt i webbläsaren, så att formuläret är ifyllt nästa gång. De uppgifterna lämnar aldrig din enhet av sig själva. Visar formuläret knappen Inte du? Ändra tar den bort dem; annars rensar du dem genom att rensa webbplatsdata för portalen i din webbläsare. Portalen kommer också ihåg lokalt om du valt att dölja tipset om hemskärmen.